Hiện nay, các ngành dịch vụ đã và đang phát triển mạnh hơn bao giờ hết. Đặc biệt là kinh doanh nhà hàng khách sạn.
Đơn cử như khách sạn, nơi cung cấp các loại hình nghỉ dưỡng, lưu trú, bữa ăn, giải trí… phục vụ nhu cầu của từng khách hàng. Thông qua bộ phận tiếp nhận thông tin là lễ tân.
Vậy làm sao có thể thống kê các dữ liệu về dịch vụ mà khách hàng đặt, sử dụng tại khách sạn nào đó nhằm quản lý có hiệu quả? Thì lúc này chúng ta cần phải sử dụng tới PMS.
Vậy rốt cục pms là gì? Vai trò cụ thể của phần mềm này trong việc quản lý công việc kinh doanh khách sạn như thế nào? Chúng ta hãy cùng khám phá nhé ngay sau đây nhé!
Khái niệm pms là gì?
Pms (Property Management System) gọi chung là quản lý tài sản, là hệ thống dùng để quản lý và điều hành các hoạt động diễn ra trong khách sạn, nhà hàng… Giúp điều hành khách sạn, từ đó tối ưu hóa việc kinh doanh. Đôi lúc, pms cũng được sử dụng để quản lý sản xuất.
Pms được cài vào máy chủ của khách sạn cần quản lý. Để quản lý thực hiện các công việc như lên kế hoạch, giao dịch, lưu trữ thông tin khách hàng… Giúp công việc điều hành khách sạn trở nên dễ dàng, tiện lợi và nhanh chóng hơn.
Hiện tại, có tới 2 dạng phần mềm quản lý khách sạn là phần mềm truyền thống và phần mềm có ứng dụng tích hợp điện toán đám mây:
- Phần mềm pms truyền thống: dạng phần mềm này cho phép lưu trữ cục bộ. Đòi hỏi khách sạn phải sở hữu được đội nhân viên công nghệ thông tin. Để đảm bảo hệ thống được vận hành bình thường. Hoặc trong một số trường hợp cần bảo hành.
- Phần mềm pms có ứng dụng điện toán đám mây: xử lý nhanh chóng và tiết kiệm được nhiều thời gian, tiền bạc hơn. Giúp bạn truy cập vào dữ liệu trên đám mây dễ dàng. Và có thể thực hiện công việc điều hành hay quản lý một mình.
Vì sao nên sử dụng pms trong quản lý khách sạn?
Pms là một hệ thống rất được việc, giúp ích rất nhiều trong quản lý toàn diện khách sạn. Đặc biệt là đối với các khách sạn lớn và có nhiều giao dịch, cũng như khách hàng mỗi ngày.
Pms giúp tối giản bớt các hoạt động cần có trong quản lý. Tối ưu nó vào một hệ thống duy nhất, giúp khách sạn gia tăng chất lượng phục vụ và đạt hiệu quả kinh doanh cao.
Ngoài ra, hệ thống này cũng giúp khách sạn hạn chế được các thất thoát không mong muốn về tài sản. Những ưu điểm vượt trội của hệ thống pms trong việc quản lý tài sản quản lý khách sạn bao gồm:
- Khả năng truy cập không giới hạn, bất cứ lúc nào có pms ở dạng điện toán đám mây. Giúp bạn lưu trữ hay mở dữ liệu ra đều rất dễ dàng. Từ đó thúc đẩy sự phát triển của làm việc từ xa, quản lý từ xa hiệu quả, nhanh chóng, chỉ cần có kết nối Internet.
- Đối với các khách sạn, đặc biệt là khách sạn hot và động khác. Số người người ra vào cũng khá nhiều nên việc tính toán thủ công và lưu trữ số liệu trong đầu có khả năng sẽ không chính xác. Nhưng nhờ có pms, phần mềm quản lý khách sạn. Bạn sẽ có thể thống kê, tính toán doanh thu, lợi nhuận, số lượng khách một cách chính xác nhất.
- Khả năng đồng bộ dữ liệu, giúp người dùng có thể dễ dàng truy cập dù ở bất cứ đâu. Giúp quản lý từ xa trở nên chặt chẽ hơn.
- Tiết kiệm được nhiều công sức thời gian tính toán, lưu trữ bằng thủ công. Cắt giảm nguồn nhân lực và vật lực không cần thiết.
- Giao diện hệ thống trực quan, rõ ràng, bắt mắt, sử dụng được ngay cả khi trên laptop hay điện thoại thông minh.
Chức năng của pms ứng với từng phòng ban trong khách sạn
Các chức năng cũng như tính năng của phần mềm pms mang lại là gì? Đó cũng chính là câu hỏi được rất nhiều nhà quản lý nhà hàng khách sạn quan tâm. Thì để hiểu hơn về các chức năng cũng như tính năng cần có của pms ngay dươi đây:
1. Phòng lễ tân
Các chức năng của pms phục vụ cho phòng lễ tân bao gồm:
- Quản lý danh sách đặt phòng
- Hỗ trợ đăng ký thông tin
- Hiển thị tình trạng phòng hiện tại
- Các giao dịch về tiền
- Thanh toán
- Thực hiện báo cáo
2. Phòng nhân sự
Các chức năng của pms phục vụ cho phòng nhân sự như sau:
- Thống kê và lưu trữ thông tin về ca làm việc của nhân viên
- Thực hiện chấm công
- Đánh giá nhân viên
3. Phòng sale – marketing
Các chức năng của pms phục vụ cho phòng sale – marketing gồm:
- Lưu trữ và quản lý thông tin của khách theo đoàn và khách lẻ
- Lưu trữ lịch sử của khách hàng
- Các thông tin về các công ty tour, các hệ thống book vé online
- Báo cáo liên quan tới giá cả thị trường và chiến lược
4. Bộ phận ăn uống
- Quản lý các lưu trữ và hàng trong kho
- Báo cáo tình trạng bán hàng
- Lưu trữ hóa đơn
5. Bộ phận vệ sinh buồng phòng
- Giải quyết các tình trạng thất lạc tài sản
- Cập nhật tình trạng buồng phòng
- Các dịch vụ khác trong phòng
Hy vọng với những thông tin khá chi tiết ở trên về pms thì bạn đã có thể hiểu được thêm rằng pms là gì? Và vai trò của nó trong công tác quản lý nhà hàng, nhà nghỉ, homestay… Từ đó, bạn có thể vận dụng nó thật tốt để quản lý tài sản. Kiểm soát các thông tin dữ liệu cũng như là tính toán để giúp ích nhiều hơn trong công việc.
