Procurement là một nghề rất phổ biến ở các nước phát triển. Nhưng khái niệm này ở Việt Nam còn tương đối mới mẻ. Hầu như không ai biết đến nghề này mặc dù nếu không có nó thì doanh nghiệp không thể hoạt động được.
Sau đây chúng ta cùng đi tìm hiểu Procurement là gì? Vai trò của procurement qua bài viết dưới đây nhé.
Procurement là gì?
Mặc dù ở Việt Nam đã có nghề này rồi nhưng vẫn chưa được định nghĩa rõ ràng. Procurement dịch ra tiếng Việt có nghĩa là “mua sắm”. Vậy procurement có nghĩa là gì?
Procurement là một quá trình bao gồm nhiều hoạt động cần thiết để một doanh nghiệp có được các sản phẩm hoặc dịch vụ từ các nhà cung cấp với chất lượng và mức giá tốt nhất.
Các sản phẩm và dịch vụ được mua sắm rất đa dạng và đủ mọi ngành nghề. Miễn sao là doanh nghiệp cần loại hàng hóa đó như nguyên liệu thô, vật tư để sản xuất… Hoặc các dịch vụ liên quan đến viễn thông, tuyển dụng cũng như du lịch và nhiều dịch vụ khác nữa.
Có thể ví procurement như “đôi chân” của doanh nghiệp. Nếu không có một procurement thì doanh nghiệp không thể vận hành được.
Vai trò của procurement trong hoạt động của doanh nghiệp
Procurement được coi là phần cốt lõi của doanh nghiệp. Nó có những vai trò như sau:
1. Giúp giảm chi phí cho doanh nghiệp
Procurement liên quan đến hoạt động mua sắm hàng hóa để doanh nghiệp có thể vận hành. Do đó, trong quá trình mua sắm mà chọn được nhà cung cấp hàng hóa, dịch vụ chất lượng cùng mức giá rẻ nhất. Sẽ tiết kiệm được chi phí đầu vào cho doanh nghiệp. Vì chủ yếu khoảng một nửa chi phí đến từ nguyên vật liệu đầu vào.
Ví dụ có 2 cơ sở cung cấp hàng hóa, cơ sở A với giá 200.000đ/1 đơn vị sản phẩm. Và đơn vị B cung cấp với giá 180.000đ/1 đơn vị sản phẩm. Nếu bạn chọn đơn vị B thì bạn sẽ tiết kiệm được 20.000đ/1 đơn vị sản phẩm. Nhân lên nếu bạn muốn mua 1.000.000 đơn vị sản phẩm thì sẽ tiết kiệm được bao nhiêu?
2. Giúp tăng doanh thu
Từ việc giúp tiết kiệm được chi phí thì doanh thu của doanh nghiệp sẽ tăng. Nếu hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra bình thường và không có gì biến động lớn.
Việc tăng doanh thu phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau. Tuy nhiên khi ổn định được mức chi phí sản xuất cũng như phân phối. Doanh thu của công ty chắc chắn sẽ vượt mức bình thường vốn có của nó.
3. Giúp doanh nghiệp có được những hàng hóa chất lượng với giá thành thấp nhất
Vì procurement liên quan đến hoạt động lựa chọn nhà cung cấp. Nên qua quá trình lựa chọn, đánh giá và phân loại thì doanh nghiệp sẽ có được những hàng hóa tốt nhất với giá rẻ nhất.
Mọi mặt hàng sẽ được kiểm chứng và tìm hiểu một cách kỹ càng trước khi phân phối, đảm bảo cho nhiều mặt sự ổn định cần thiết.
4. Giúp doanh nghiệp tồn tại và phát triển
Rất nhiều doanh nghiệp loay hoay trong khâu mua sắm nguyên vật liệu đầu vào để có thể tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh. Chính vì thế nếu không có hoạt động của procurement, doanh nghiệp sẽ bị phá sản.
5. Giúp thể hiện sứ mệnh của doanh nghiệp
Việc lựa chọn nhà cung cấp hàng hóa cũng ảnh hưởng đến tôn chỉ và sự uy tín của doanh nghiệp. Ví dụ như một doanh nghiệp sản xuất vải lụa made in Việt Nam mà lại mua vải lụa bên Trung Quốc về bán rồi gắn mác Việt Nam. Thử hỏi nếu phát hiện thì còn ai tin dùng sản phẩm của doanh nghiệp đó nữa.
Quy trình làm việc của một procurement
Chính vì hoạt động mua sắm rất quan trọng trong doanh nghiệp. Nên nó cũng cần có một quy trình làm việc chính xác để có thể lựa chọn nhà cung cấp phù hợp nhất. Tùy theo yêu cầu của từng doanh nghiệp nên sẽ có những quy trình khác nhau. Dưới đây là quy trình cơ bản của một procurement.
Đầu tiên là xác định yêu cầu của doanh nghiệp cần mua những gì với dự trù là bao nhiêu. Từ đó xem danh sách các nhà cung cấp có cung cấp các loại hàng hóa, dịch vụ đó. Sau đó procurement sẽ liên hệ với nhà cung cấp để đặt yêu cầu và điều kiện về chất lượng hàng hóa mới, số lượng cụ thể là bao nhiêu, …
Căn cứ vào đó các nhà cung cấp sẽ gửi báo giá cho doanh nghiệp. Qua báo giá và xem xét năng lực của các nhà cung cấp. Doanh nghiệp sẽ lựa chọn nhà cung cấp phù hợp với yêu cầu ban đầu. Hoặc nếu chất lượng tốt hơn và giá rẻ hơn thì càng tốt. Sau khi lựa chọn xong hai bên sẽ đi đến soạn thảo và ký kết hợp đồng.
Bên cung cấp hàng hóa và dịch vụ sẽ có trách nhiệm giao cho bên mua đúng thời gian quy định. Và cuối cùng procurement sẽ nghiệm thu và thanh toán theo hóa đơn do bên cung cấp hàng hóa gửi đến.
Hiện nay ở Việt Nam, procurement chỉ có mặt ở các doanh nghiệp có quy mô lớn với những hoạt động mua sắm diễn ra thường xuyên và liên tục.
Trên đây là bài viết về nghề procurement. Hy vọng qua bài viết sẽ có thêm hiểu biết về procurement và có những dự định trong tương lai rõ ràng hơn khi muốn tham gia nghề nghiệp này.
