Bạn là chủ của một doanh nghiệp, bạn đang băn khoăn chưa biết chọn phần mềm nào để quản lý doanh nghiệp? Để có sự lựa chọn đúng đắn khi chọn phần mềm quản lý cho doanh nghiệp.
Bài viết dưới đây giới thiệu đến phần mềm ERP. Giúp bạn hiểu rõ hơn về khái niệm ERP là gì? Cũng như một vài thông tin cần biết khác. Cùng theo dõi nhé!
ERP là gì?
ERP là viết tắt của từ Enterprise Resource Planning. Đây là một phương pháp hoạch định nguồn lực cho các doanh nghiệp. Có thể hiểu đơn giản thì ERP là một phần mềm được tích hợp từ nhiều ứng dụng khác nhau. Phần mềm ERP sử dụng mô hình công nghệ all – in – one. Giúp mọi hoạt động liên quan đến tài nguyên của doanh nghiệp được tự động hoá từ A – Z.
Mục đích của phần mềm ERP là tạo ra một hệ thống đa chức năng. Được hợp nhất và vận hành xuyên suốt từ khâu tổ chức, lập kế hoạch, kiểm soát mọi hoạt động. Đến việc đưa ra các báo cáo phân tích chuyên sâu. Giúp cho các nhà điều hành, các bộ phận quản lý tác nghiệp hiệu quả.
Phần mềm ERP được xem là đầy đủ nếu gồm các phân hệ sau:
- Quản lý nhân sự
- Quản lý dự án
- Kế toán tài chính
- Quản lý hàng tồn kho
- Quản lý mua hàng
- Quản lý bán hàng
- Quản lý dịch vụ
- Lập kế hoạch và quản lý sản xuất
- Báo cáo thuế
- Báo cáo quản trị
Ngoài những phân hệ trên, một số phần mềm ERP hiện đại còn hỗ trợ các giải pháp liên kết với các thiết bị cố định như điện thoại, máy tính cầm tay, thiết bị quét mã vạch,…
Đặc trưng của phần mềm ERP
Để có thể phân biệt được phần mềm ERP với các phần mềm quản lý doanh nghiệp khác. Bạn có thể dựa vào các yếu tố đặc trưng dưới đây:
1. Thiết kế theo từng module chức năng
Phần mềm ERP được thiết kế với nhiều module khác nhau. Cụ thể hệ thống ERP được tích hợp với các chức năng như: kế toán, bán hàng, sản xuất, tài chính,…
Với mỗi module mà hệ thống ERP tích hợp sẽ tương ứng với các phòng ban, bộ phận trong một doanh nghiệp hay tổ chức. Thể hiện được các chức năng của những phòng ban này.
Hơn nữa, từng module được tích hợp trong hệ thống ERP còn có khả năng xử lý các chuyên môn nghiệp vụ của riêng từng phòng ban.
2. Các chức năng được tích hợp chặt chẽ
Với phần mềm ERP, mỗi module được đảm nhiệm những chức năng, nghiệp vụ cho từng phòng ban khác nhau. Tuy nhiên, giữa các phòng ban không có sự tách riêng biệt. Mà lại tích hợp với nhau để có thể liên kết, kế thừa các thông tin, các dữ liệu từ các phòng ban với nhau.
Nhờ điều này mà các nguồn dữ liệu của các phòng ban được đồng bộ với nhau. Thống nhất trong toàn bộ doanh nghiệp, tránh tình trạng dữ liệu bị rải rác, không có sự thống nhất.
3. Có khả năng phân tích và đánh giá
Nếu doanh nghiệp sử dụng hệ thống ERP thì sẽ hỗ trợ được tối đa các quản lý trong doanh nghiệp về việc đánh giá các hoạt động kinh doanh. Cũng như có thể đưa ra được những chiến lược mới phù hợp với hệ thống của công ty.
Bởi dựa vào những báo cáo tổng hợp tự động của các phòng ban. Mà phần mềm ERP có khả năng tự đánh giá, phân tích hiệu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh.
4. Có cấu trúc linh hoạt
Trong mỗi doanh nghiệp luôn có sự thay đổi về mặt tổ chức và cả cách vận hành. Hiểu được điều đó nên phần mềm ERP được thiết kế theo cấu trúc linh hoạt. Có thể dễ dàng đáp ứng được những điều chỉnh. Những sự thay đổi trong mỗi tổ chức doanh nghiệp.
5. Cơ sở dữ liệu chung
Các dữ liệu trên từng phân hệ riêng đều được nhập và lưu trữ trên một cơ sở dữ liệu chung cho toàn bộ công ty. Và những dữ liệu khi lưu chỉ cần nhập một lần và các phòng ban đã có thể sử dụng chung và lưu hành.
Yếu tố đặc trưng này giúp cho dữ liệu của các doanh nghiệp được lưu cùng một chỗ. Tránh được tình trạng bị phân tán hay trùng lặp làm dư thừa dữ liệu.
Lợi ích của phần mềm ERP đối với doanh nghiệp
Khi doanh nghiệp sử dụng phần mềm ERP sẽ mang đến một số lợi ích sau:
1. Đáp ứng được nhu cầu cho các nhân viên
Doanh nghiệp sử dụng phần mềm ERP giúp giảm thiểu được các quy trình thủ công. Thay vào đó các công việc đều tự động hoá.
Các nhân viên sẽ được phân quyền để truy cập vào kho dữ liệu trên ERP. Nhờ vậy mà các tài liệu quan trọng của công ty được kiểm soát. Cũng như theo dõi được các công việc của nhân viên đang làm một cách dễ dàng.
2. Tăng hiệu suất làm việc và xác định quy trình kinh doanh rõ ràng
Với phần mềm ERP có hệ thống phân hệ khác nhau. Yêu cầu phải xác định rõ ràng công việc của từng phân hệ. Nhờ vậy, mà quy trình làm việc của các bộ phận được rõ ràng, liền mạch. Hiệu suất làm việc được nâng cao, tăng hiệu quả làm việc và giảm được chi phí trong hoạt động sản xuất.
3. Hạn chế rủi ro trong việc nhập dữ liệu
Trong một doanh nghiệp, đôi lúc vẫn xảy ra tình trạng các dữ liệu bị chuyển nhầm. Bị thất lạc khi bàn giao giữa các phòng ban. Việc này gây thất lạc dữ liệu, ảnh hưởng đến các hoạt động của công ty.
Nhưng nếu doanh nghiệp của bạn sử dụng phần mềm ERP thì sẽ không phải lo lắng điều này. Nhờ có ERP, mọi dữ liệu đều được lưu trữ và chuẩn hóa trên hệ thống trước khi chia sẻ cho các phòng ban. Giảm thiểu được những sai sót không đáng có.
Hy vọng với những chia sẻ trên đây đã giúp bạn trả lời được câu hỏi ERP là gì? Cũng như biết thêm một số thông tin cần thiết của phần mềm ERP. Từ đó, giúp bạn triển khai phần mềm ERP cho doanh nghiệp đạt được hiệu quả tốt nhất.
